RODO i ochrona danych

Przychodnie przechowują w Lessora Med dane o swoich pacjentach i ich wizytach. Ta strona podsumowuje, jak Lessora Med pomaga Przychodniom spełniać wymogi ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Wiążącymi dokumentami są nasza Umowa powierzenia przetwarzania danych i Polityka prywatności.

Kto za co odpowiada

• Twoja Przychodnia jest administratorem danych, które przechowuje w Lessora Med: pacjentów, wizyt, listy oczekujących, płatności, pakietów, faktur, zgód, wiadomości oraz grafików i rozliczeń swoich specjalistów. Decyduje, co i w jakim celu zapisuje, i informuje pacjentów własną klauzulą informacyjną.
• Lessora Med jest podmiotem przetwarzającym. Przetwarzamy te dane wyłącznie po to, aby świadczyć usługę dla Przychodni, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO), którą każdy właściciel akceptuje przy zakładaniu Przychodni.
• W zakresie konta Lessora Med i profilu zawodowego każdej osoby oraz naszej strony, rejestracji, rozliczeń i wsparcia jesteśmy administratorem, jak opisano w Polityce prywatności.

Dane dotyczące zdrowia

Lessora Med nie prowadzi dokumentacji medycznej, ale już sama wizyta („ta osoba, 14:00, ginekologia”) jest daną dotyczącą zdrowia, czyli szczególną kategorią danych w rozumieniu art. 9 RODO. Lessora Med traktuje w ten sposób wszystkie dane pacjentów. Notatki w Lessora Med są wyłącznie administracyjne: rozpoznania, wyniki badań i informacje o leczeniu należą do systemu dokumentacji medycznej Przychodni, a nie tutaj. Tajemnica lekarska, prawa pacjenta i dokumentacja medyczna pozostają obowiązkami Przychodni.

Gdzie są dane

Lessora Med działa na serwerach w Unii Europejskiej. Firmy, które pomagają nam ją prowadzić, są wymienione w Umowie powierzenia przetwarzania danych wraz z ich zadaniami i miejscem przetwarzania. Informujemy Przychodnie co najmniej 30 dni przed dodaniem nowej.

Jak chronimy dane

• Szyfrowane połączenia (HTTPS z HSTS) i szyfrowane codzienne kopie zapasowe, przechowywane przez 30 dni.
• Najbardziej wrażliwe dane (PESEL, numer dokumentu tożsamości, data urodzenia, notatki, dane do faktury) są dodatkowo szyfrowane w bazie danych osobnym kluczem.
• Dane każdej Przychodni są oddzielone; jedna Przychodnia nigdy nie widzi danych innej, nawet gdy specjalista pracuje dla obu.
• Role i uprawnienia w każdej Przychodni: właściciel, menedżer, rejestracja i specjalista widzą to, czego potrzebują do pracy.
• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe albo klucz dostępu, obowiązkowe dla właściciela i menedżerów Przychodni i dostępne dla pozostałych Użytkowników, oraz automatyczne wylogowanie po okresie bezczynności, z myślą o wspólnych komputerach w rejestracji.
• Linki wysyłane pacjentom (wizyta, płatność, zwolniony termin) są długie i losowe i otwierają tylko daną wizytę, płatność lub propozycję. Wiadomości nie zawierają nazwy usługi, chyba że Przychodnia tak zdecyduje.
• Rejestr dostępu do danych pacjentów: każde otwarcie danych pacjenta i każdy eksport, z informacją kto, kiedy i skąd, przechowywany przez 5 lat.
• Dziennik zmian dotyczących ról, ustawień, pieniędzy, faktur i rozliczeń, przechowywany przez 730 dni.
• Nasi pracownicy wsparcia mogą zalogować się do Przychodni tylko z podaniem powodu. Każde takie wejście widać w dzienniku zdarzeń Przychodni.
• Brak danych pacjentów w naszych logach, raportach błędów i statystykach.

Zgody i wiadomości

Przy każdym pacjencie Przychodnia zapisuje przekazanie klauzuli informacyjnej oraz zgody na przypomnienia SMS, przypomnienia e-mail i marketing, wraz ze źródłem, czasem i osobą, która je zapisała. Przypomnienia i marketing trafiają tylko do pacjentów, którzy wyrazili zgodę. Potwierdzenia rezerwacji i informacje o przesunięciu lub odwołaniu wizyty są częścią usługi, o którą pacjent prosił.

Narzędzia do obsługi praw osób

Przychodnie mogą odpowiadać na żądania swoich pacjentów bezpośrednio w Lessora Med:

• Dostęp i przenoszenie danych: eksport wszystkich danych jednego pacjenta (jego danych, wizyt, płatności, zgód i informacji, kto otwierał jego dane) albo całej Przychodni jako plik ZIP. Linki do pobrania są ważne przez 7 dni.
• Sprostowanie: dane pacjentów można w każdej chwili poprawić.
• Usunięcie: usunięcie danych pacjenta. Najpierw przyszłe wizyty są przesuwane lub odwoływane; potem to, kim jest pacjent i jak się z nim skontaktować, znika od razu, łącznie z notatkami; jego wizyty i płatności zostają jako anonimowa historia, a wystawione faktury zostają z danymi nabywcy będącego firmą, ale bez danych nabywcy prywatnego. Przychodnia zachowuje kopie faktur do celów księgowych, których wymagają przepisy podatkowe.
• Pracownicy mogą pobrać własne dane ze swojego profilu.

Jak długo przechowujemy dane

• Dopóki Przychodnia korzysta z Lessora Med, dane pozostają, dopóki Przychodnia ich nie zmieni lub nie usunie. Przychodnia decyduje, jak długo przechowuje dane pacjentów, w granicach własnych obowiązków prawnych (na przykład przechowywania faktur zgodnie z przepisami podatkowymi).
• Rejestr dostępu do danych pacjentów jest przechowywany przez 5 lat. Wiadomości z platformy rezerwacji online są usuwane po 30 dniach.
• Wgrane pliki importu usuwamy po 30 dniach. Pliki przesłane do naszego wsparcia w celu migracji danych usuwamy po zakończeniu importu, najpóźniej 30 dni po ich przesłaniu.
• Po usunięciu Przychodni można ją przywrócić przez 30 dni, a potem wszystko jest trwale usuwane, także z kopii zapasowych w ciągu 30 dni.
• Jeśli Przychodnia przestanie płacić, przechodzi w tryb tylko do odczytu, a jej dane są usuwane 90 dni później. Właściciel dostaje wcześniej przypomnienia e-mailem i do tego czasu może wyeksportować dane.

Naruszenia ochrony danych

Jeśli naruszenie ochrony danych osobowych dotyczy danych Przychodni, informujemy Przychodnię bez zbędnej zwłoki, a jeśli to możliwe w ciągu 48 godzin, aby mogła dotrzymać własnego 72-godzinnego terminu zgłoszenia do organu nadzorczego.

Pytania

Napisz na [email protected]. Lessora sp. z o.o., ul. Stanisławowska 47, 54-611 Wrocław, Polska.