Regulamin

Niniejszy Regulamin świadczenia usług („Regulamin”) określa zasady korzystania z Lessora Med („my”), usługi internetowej do prowadzenia rejestracji i obsługi administracyjnej prywatnych przychodni i gabinetów (kalendarz, gabinety, pacjenci, przypomnienia, płatności i rozliczenia specjalistów), świadczonej przez Lessora sp. z o.o., ul. Stanisławowska 47, 54-611 Wrocław, Polska, KRS 0001273600, Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy KRS, numer VAT 8943296834.

1. Dla kogo jest Regulamin

1.1. Lessora Med to usługa dla przedsiębiorców udzielających świadczeń zdrowotnych, takich jak przychodnie oraz praktyki lekarskie, stomatologiczne i fizjoterapeutyczne („Przychodnie”). Zakładając konto przychodni, potwierdzasz, że działasz w imieniu Przychodni, w związku z jej działalnością gospodarczą lub zawodową, i że możesz zaakceptować Regulamin w jej imieniu. Lessora Med nie jest oferowana konsumentom.

1.2. Osoba, która zakłada konto Przychodni, jest jej właścicielem. Właściciel może zapraszać menedżerów, pracowników rejestracji i specjalistów („Użytkownicy”). Przychodnia odpowiada za swoich Użytkowników i za to, co robią w Lessora Med.

1.3. Każda osoba ma jedno konto Lessora Med (logowanie, ustawienia uwierzytelniania dwuskładnikowego i profil zawodowy) oraz osobne członkostwo w każdej Przychodni, dla której pracuje. Specjalista może pracować dla kilku Przychodni na tym samym koncie; każda Przychodnia widzi wyłącznie własne dane, a inne Przychodnie widzą najwyżej to, że specjalista jest w danym czasie niedostępny.

1.4. Pacjenci Przychodni nie mają kont. Otrzymują od Przychodni SMS-y i e-maile i otwierają strony, do których prowadzą zawarte w nich linki, na przykład aby potwierdzić lub odwołać wizytę, odpowiedzieć na propozycję nowego terminu, przyjąć zwolniony termin albo zapłacić online. Pytania dotyczące ich danych, wizyt lub płatności kierują do Przychodni.

1.5. Lessora Med nie jest systemem dokumentacji medycznej. Notatki w niej są notatkami administracyjnymi, a Przychodnia nie może przechowywać w niej dokumentacji medycznej, wyników badań, rozpoznań ani innych informacji klinicznych. Przychodnia prowadzi dokumentację medyczną w systemie do tego przeznaczonym.

2. Twoje konto

2.1. Każda Przychodnia otrzymuje własny adres (twojaprzychodnia.lessoramed.com), pod którym działają też strony otwierane przez jej pacjentów. Gdy włączymy tę funkcję dla Przychodni, może ona korzystać także z własnej domeny. Możemy odmówić przydzielenia adresu lub go zmienić, jeśli wprowadza w błąd, jest obraźliwy lub narusza czyjeś prawa.

2.2. Dane logowania zachowaj w tajemnicy, korzystaj z uwierzytelniania dwuskładnikowego albo klucza dostępu (jest obowiązkowe dla właściciela i menedżerów Przychodni, a zalecane dla pozostałych), wylogowuj się ze wspólnych komputerów lub je blokuj i napisz do nas na [email protected], jeśli podejrzewasz, że ktoś uzyskał dostęp do konta.

2.3. Dane podane przy rejestracji i do rozliczeń muszą być prawdziwe i aktualne.

3. Okres próbny

3.1. Nowa Przychodnia otrzymuje bezpłatny okres próbny trwający 30 dni. Karta płatnicza nie jest potrzebna.

3.2. Po okresie próbnym Przychodnia wybiera płatny plan, aby dalej korzystać z Lessora Med. W przeciwnym razie konto przechodzi w tryb tylko do odczytu i postępujemy z nim zgodnie z punktem 7.

4. Plany, ceny i płatności

4.1. Plany i ceny są podane na naszej stronie i w ustawieniach rozliczeń Przychodni. Plany różnią się liczbą aktywnych gabinetów, specjalistów i menedżerów, a niektóre funkcje (na przykład synchronizacja z rezerwacjami online czy rozliczenia specjalistów) są dostępne tylko w niektórych planach. Ceny są cenami netto, do których doliczamy VAT i inne podatki, jeśli mają zastosowanie. Przychodnie z innych krajów UE z ważnym numerem VAT UE rozliczamy w mechanizmie odwrotnego obciążenia.

4.2. Każdy plan obejmuje miesięczny limit SMS-ów, liczony w częściach SMS (długa wiadomość albo wiadomość z polskimi znakami może zająć więcej niż jedną część). Niewykorzystane części nie przechodzą na kolejny miesiąc. Po wykorzystaniu limitu kolejne SMS-y nie są wysyłane do początku następnego miesiąca kalendarzowego, chyba że uzgodnimy z Przychodnią wyższy limit; pacjenci, którzy mają adres e-mail, otrzymują wtedy wiadomość e-mailem. Właściciel i menedżerowie dostają ostrzeżenie przy 80% i 100% limitu.

4.3. Subskrypcja jest płatna z góry za wybrany okres (miesiąc lub rok) przez naszego operatora płatności, Stripe, i odnawia się automatycznie do czasu jej anulowania.

4.4. Przejście na wyższy plan działa od razu i jest rozliczane proporcjonalnie. Przejście na niższy plan działa od końca bieżącego okresu i jest możliwe tylko wtedy, gdy Przychodnia mieści się w limitach nowego planu.

4.5. Gdy Przychodnia osiągnie limit swojego planu, nie może dodawać ani aktywować kolejnych gabinetów, specjalistów ani menedżerów, dopóki nie przejdzie na wyższy plan albo nie dezaktywuje innych.

4.6. Właściciel może w każdej chwili anulować subskrypcję w ustawieniach rozliczeń. Subskrypcja kończy się wtedy z końcem opłaconego okresu. Wniesione opłaty nie podlegają zwrotowi, chyba że wymaga tego prawo albo postanowimy inaczej.

4.7. Jeśli płatność się nie powiedzie, subskrypcja staje się zaległa, a Przychodnia zachowuje pełny dostęp przez okres karencji wynoszący 7 dni. Potem konto przechodzi w tryb tylko do odczytu do czasu uregulowania płatności (punkt 7.2).

4.8. Możemy zmienić ceny, informując o tym e-mailem z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Nowa cena obowiązuje od pierwszego okresu rozliczeniowego po powiadomieniu. Jeśli Przychodnia się nie zgadza, może anulować subskrypcję, zanim zmiana wejdzie w życie.

4.9. Kody promocyjne obowiązują tylko na warunkach podanych przy nich i nie można ich wymienić na gotówkę.

5. Sprawy Przychodni z pacjentami i specjalistami

5.1. Płatności. Przychodnia może przyjmować płatności od pacjentów online przez własne konto Stripe (Stripe Connect) albo zapisywać płatności gotówką, kartą w terminalu lub przelewem, także za pakiety wizyt. Przy płatnościach online sprzedawcą jest Przychodnia, a Stripe obsługuje płatność na podstawie umowy Przychodni ze Stripe. Nie jesteśmy stroną tych płatności, nie przechowujemy pieniędzy i nie odpowiadamy za zwroty, obciążenia zwrotne ani podatki między Przychodnią a jej pacjentami.

5.2. Faktury i KSeF. Gdy włączymy fakturowanie dla Przychodni, może ona wystawiać w Lessora Med własne faktury dla pacjentów i odpowiada za ich treść, stawki VAT i zwolnienia oraz numerację. Jeśli Przychodnia włączy wysyłkę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wysyłamy jej faktury do KSeF w jej imieniu, używając tokenu, który nam przekazała. Przychodnia odpowiada za swój token, za sprawdzanie statusu faktur i za poprawianie faktur odrzuconych przez KSeF. Potwierdzenia wpłaty tworzone w Lessora Med potwierdzają płatność; nie są paragonami fiskalnymi, a Przychodnia nadal korzysta z własnej kasy rejestrującej, jeśli wymaga tego prawo.

5.3. Platformy rezerwacji online. Jeśli Przychodnia połączy Lessora Med z platformą rezerwacji online, na której ma własne konto, w imieniu Przychodni wymieniamy z tą platformą dostępne terminy, rezerwacje i dane pacjentów, którzy rezerwują tam wizyty. Korzystanie przez Przychodnię z platformy reguluje jej własna umowa z tą platformą. Synchronizacja może się opóźnić lub zostać przerwana, a Przychodnia rozwiązuje konflikty, które pokazuje jej usługa.

5.4. Wiadomości. SMS-y i e-maile do pacjentów są wysyłane w imieniu Przychodni. Domyślnie nie zawierają nazwy usługi, więc nie ujawniają, czego dotyczy wizyta; Przychodnia może to zmienić w ustawieniach i wtedy odpowiada za ten wybór. Przychodnia decyduje, co jest wysyłane, i odpowiada za podstawę prawną każdej wiadomości, w szczególności za zgodę na przypomnienia i marketing, którą może zapisać przy każdym pacjencie.

5.5. Rozliczenia i propozycje. Rozliczenia specjalistów, propozycje zwolnionych terminów i plany zmian wizyt po nieobecności są narzędziami dla Przychodni. Przychodnia je sprawdza i nadal odpowiada za swoje umowy ze specjalistami, ich wynagrodzenia i podatki oraz za to, co proponuje pacjentom.

5.6. Obowiązki podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych. Przychodnia nadal odpowiada za własne obowiązki jako podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych, w szczególności za tajemnicę lekarską i inne tajemnice zawodowe, przestrzeganie praw pacjenta, prowadzenie dokumentacji medycznej i wpisy w rejestrach, które jej dotyczą. Lessora Med nie przejmuje żadnego z tych obowiązków.

6. Dozwolone korzystanie

Przychodnia i jej Użytkownicy nie mogą:

• używać Lessora Med do celów niezgodnych z prawem ani przechowywać w niej treści naruszających czyjeś prawa;
• przechowywać w Lessora Med dokumentacji medycznej ani informacji klinicznych (punkt 1.5);
• wgrywać złośliwego oprogramowania, próbować dostać się do cudzych kont lub danych ani testować naszych zabezpieczeń bez naszej pisemnej zgody;
• przeciążać usługi, pobierać z niej danych automatycznie ani korzystać z niej w sposób szkodzący innym Przychodniom;
• odsprzedawać Lessora Med ani udostępniać jej osobom spoza Przychodni, poza sposobem przewidzianym w usłudze (zapraszanie własnych Użytkowników);
• wysyłać przez Lessora Med spamu ani wiadomości, na które odbiorcy się nie zgodzili.

7. Zakończenie korzystania z usługi

7.1. Właściciel może usunąć Przychodnię w ustawieniach. Przez 30 dni Przychodnię można przywrócić; potem jej dane są trwale usuwane.

7.2. Przychodnia, której skończył się okres próbny lub opłacony okres, działa w trybie tylko do odczytu: jej Użytkownicy mogą przeglądać i eksportować dane, ale nie mogą dodawać nowych wpisów, a Przychodnia nie przyjmuje nowych rezerwacji ani płatności online. Jeśli Przychodnia nie wybierze planu, jej dane są usuwane 90 dni po przejściu w tryb tylko do odczytu. Przypominamy o tym właścicielowi e-mailem 30, 7 i 1 dzień wcześniej.

7.3. Przed usunięciem właściciel może wyeksportować dane Przychodni (punkt 8.4). Przychodnia przechowuje własne kopie historii wizyt, faktur i innych dokumentów, które musi przechowywać na podstawie przepisów.

7.4. Usunięte dane mogą pozostać w zaszyfrowanych kopiach zapasowych do 30 dni, do czasu ich wygaśnięcia.

7.5. Usunięcie Przychodni nie usuwa kont Lessora Med jej Użytkowników; każdy może usunąć swoje konto, gdy nie ma już aktywnych członkostw.

7.6. Możemy ze skutkiem natychmiastowym zawiesić lub zakończyć dostęp Przychodni, jeśli poważnie narusza Regulamin, w szczególności punkt 6, albo jeśli wymaga tego prawo. Jeśli to uzasadnione, najpierw ostrzegamy Przychodnię i dajemy jej szansę na usunięcie problemu.

8. Twoje dane

8.1. Dane, które Przychodnia i jej Użytkownicy wprowadzają do Lessora Med („Dane Przychodni”), takie jak pacjenci, wizyty, usługi, płatności, pakiety, faktury i rozliczenia, należą do Przychodni. Wykorzystujemy Dane Przychodni wyłącznie do świadczenia usługi i wsparcia, zgodnie z Umową powierzenia przetwarzania danych, która stanowi część Regulaminu.

8.2. W odniesieniu do Danych Przychodni Przychodnia jest administratorem, a my podmiotem przetwarzającym w rozumieniu RODO. Dane Przychodni obejmują dane dotyczące zdrowia (punkt 2 Umowy powierzenia). Obejmują też dane, które pacjenci wpisują na stronach wysyłanych im przez Przychodnię, dane otrzymane z platformy rezerwacji online połączonej przez Przychodnię oraz pliki wgrywane przez Przychodnię. Przychodnia odpowiada za posiadanie podstawy prawnej do wprowadzanych danych i za poinformowanie swoich pacjentów (własną klauzulą informacyjną, którą może ustawić w Lessora Med).

8.3. W odniesieniu do konta Lessora Med danej osoby (danych logowania i profilu zawodowego) jesteśmy administratorem, jak opisano w Polityce prywatności.

8.4. Właściciel może w każdej chwili, dopóki konto istnieje, wyeksportować dane Przychodni (pliki CSV i JSON w archiwum ZIP). Pliki eksportu są dostępne przez 7 dni.

8.5. Możemy korzystać z zagregowanych, anonimowych statystyk korzystania z Lessora Med (które nie pozwalają zidentyfikować Przychodni, pacjenta ani innej osoby), aby prowadzić i ulepszać usługę. Nigdy nie wykorzystujemy Danych Przychodni do celów reklamowych.

9. Dostępność i wsparcie

9.1. Dbamy o to, by Lessora Med była dostępna i bezpieczna, ale nie gwarantujemy nieprzerwanej dostępności. Prace serwisowe planujemy w miarę możliwości poza godzinami największego ruchu w przychodniach, a o dłuższych informujemy z wyprzedzeniem.

9.2. Wsparcia udzielamy e-mailem i w aplikacji, w dni robocze. Wsparcie telefoniczne obejmują plany, przy których jest to podane na naszej stronie.

9.3. Na prośbę Przychodni lub ze względów wsparcia i bezpieczeństwa nasi pracownicy mogą zalogować się na konto Przychodni. Każde takie wejście jest zapisywane w dzienniku zdarzeń Przychodni wraz z powodem.

9.4. Na prośbę Przychodni możemy zaimportować jej dotychczasowe dane (na przykład pacjentów i ich przyszłe wizyty) z plików, które przesyła nam w zgłoszeniu do wsparcia w aplikacji. Osoba przesyłająca pliki potwierdza, że Przychodnia na to pozwala. Pliki wykorzystujemy tylko do tego importu i usuwamy je zgodnie z Umową powierzenia przetwarzania danych. Przychodnia sprawdza zaimportowane dane i nadal za nie odpowiada.

9.5. Stale rozwijamy Lessora Med. Możemy zmieniać lub usuwać funkcje, ale w opłaconym okresie nie usuniemy podstawowej funkcji płatnego planu bez zaproponowania uczciwej alternatywy albo proporcjonalnego zwrotu opłaty. Funkcje domyślnie wyłączone (takie jak asystent AI) włączamy dopiero po poinformowaniu Przychodni, z jakich danych korzystają i kto je przetwarza.

10. Własność intelektualna

Lessora Med, jej oprogramowanie, wygląd i marka należą do nas lub naszych licencjodawców. Przychodnia otrzymuje niewyłączne i nieprzenoszalne prawo do korzystania z Lessora Med na potrzeby własnej działalności w czasie trwania subskrypcji. Możemy wykorzystywać uwagi i sugestie bez żadnych zobowiązań.

11. Poufność

Każda ze stron zachowuje w poufności niepubliczne informacje drugiej strony, które pozna w związku z usługą, i wykorzystuje je wyłącznie do wykonania Regulaminu. Nie dotyczy to informacji publicznych, wcześniej znanych albo takich, których ujawnienia wymaga prawo. Nasze obowiązki dotyczące danych pacjentów określa Umowa powierzenia przetwarzania danych.

12. Odpowiedzialność

12.1. Regulamin nie ogranicza odpowiedzialności za winę umyślną, rażące niedbalstwo, szkody na życiu, ciele lub zdrowiu ani w przypadkach, w których prawo nie pozwala jej ograniczyć.

12.2. W pozostałych przypadkach łączna odpowiedzialność każdej ze stron na podstawie Regulaminu jest ograniczona do opłat wniesionych przez Przychodnię za Lessora Med w ciągu 12 miesięcy przed zdarzeniem, z którego wynika roszczenie. Żadna ze stron nie odpowiada za utracone zyski, utracone przychody ani szkody pośrednie.

12.3. Nie odpowiadamy za problemy spowodowane przez systemy lub połączenie internetowe Przychodni, przez usługi zewnętrzne, z których Przychodnia zdecyduje się korzystać (takie jak jej konto Stripe, platforma rezerwacji online albo KSeF), przez SMS-y niedostarczone przez sieć komórkową ani przez zdarzenia, na które nie mamy rozsądnego wpływu. Nie udzielamy porad medycznych, podatkowych ani prawnych: Przychodnia sama lub ze swoimi doradcami sprawdza swoje faktury, VAT, zgody i rozliczenia.

13. Zmiany Regulaminu

Możemy aktualizować Regulamin. O istotnych zmianach informujemy właścicieli e-mailem lub w aplikacji co najmniej 30 dni przed ich wejściem w życie. Jeśli zmiana tego wymaga, przy następnym logowaniu właściciel jest proszony o zaakceptowanie nowej wersji. Jeśli Przychodnia się nie zgadza, może anulować subskrypcję, zanim zmiana zacznie obowiązywać.

14. Prawo właściwe i spory

Regulamin podlega prawu polskiemu, z wyłączeniem Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów. Spory rozstrzyga sąd powszechny właściwy dla naszej siedziby we Wrocławiu.

15. Kontakt

Lessora sp. z o.o., ul. Stanisławowska 47, 54-611 Wrocław, Polska. E-mail: [email protected]. Wsparcie: [email protected].